Ziņojuma par incidentu veidlapa

Omniva darbība ir balstīta uz godīguma un caurspīdīguma principiem. Mums ir ļoti svarīgi, lai visi mūsu darbinieki ievērotu mūsu ētiskās vērtības un pārliecību.

Ja pamanāt neētisku rīcību, korupciju, krāpšanu, likumu vai noteikumu pārkāpumus, mēs aicinām informēt mūs par pārkāpumiem. Ziņot par neētisku uzvedību vai aizdomām par pārkāpumiem iespējams konfidenciāli, izmantojot “Ziņošanas līniju”.

Omniva Iekšējā audita departaments un garantē ziņotāju anonimitāti.

Trauksmes celšanas process

Par ko var ziņot un kas ir jāziņo?
Jāziņo par jebkuru uzņēmuma darbinieka vai mūsu sadarbības partnera rīcību, kuru ziņotājs uzskata par nelikumīgu, neētisku un/vai krāpniecisku (skatīt Omniva Rīcības kodeksu).
Piemēram:
- Diskriminācija, uzmākšanās vai iebiedēšana.
- Mēģinājumi piespiest citus darīt kaut ko tādu, kas neatbilst uzņēmuma uzskatiem, vērtībām un ētikas principiem.
- Apzināta uzņēmuma iekšējo noteikumu neievērošana.
- Kukuļošana vai korupcija.
- Konfidenciālas vai sensitīvas komercinformācijas ļaunprātīga izmantošana.
- Vides vai darba drošības noteikumu pārkāpumi.
- Darbība, kas var radīt negatīvas sekas (finansiālus vai reputācijas zaudējumus) Omniva kā organizācijai, darbiniekiem vai konkrētai personai.
- Konkurences tiesību aktu pārkāpumi.
- Informācijas slēpšana vai apzināta bezdarbība.
- Jebkādi citi Omniva Rīcības kodeksā noteikto principu pārkāpumi.
Kas jāņem vērā ziņojot?
Lai nodrošinātu, ka iespējamais pārkāpums tiks izskatīts vispiemērotākajā veidā, lūdzam pirms informācijas iesniegšanas apsvērt un atbildēt uz šādiem jautājumiem:
- Kur pārkāpums notika?
- Kad pārkāpums notika?
- Kas bija iesaistīts (pušu vārdi, amatu nosaukumi)?
- Kā pārkāpums tika konstatēts?
- Vai par izdarīto pārkāpumu ir pieejami kādi konkrēti pierādījumi (apliecinošs dokuments, citi liecinieki)?
Ziņotājam ir iespēja izlemt: saglabāt anonimitāti vai sniegt savu kontaktinformāciju, lai izmeklēšanas procesa laikā ar viņu sazinātos, papildus informācijas vai atsauksmju saņemšanai. Omniva pārvaldības struktūra garantē ziņotāja anonimitāti.
Kā informācija tiek apstrādāta?
Par iesniegto informāciju un turpmākajām veicamajām darbībām lemj Omniva Iekšējā audita departaments, kuram šie dati ir nepieciešami iepriekš minētajiem mērķiem.
Visi ziņojumi tiek uztverti ļoti nopietni, izņemot gadījumus, kad:
- Ziņojumā aplūkotais jautājums nav viens no tiem, kuriem ir paredzēta rauksmes celšanas līnija.
- Paziņojums nav iesniegts labticīgi vai ir motivēts ar nolūku nodarīt kaitējumu.
- Sniegtā informācija nav pietiekama, lai sāktu izmeklēšanu, un ziņotājs nesniedz pieprasīto papildu informāciju.
- Ziņojumā minētais jautājums jau ir atrisināts.
Izmeklēšanas laikā un atkarībā no jautājuma būtības var tikt iesaistītas citas personas, tostarp tiesībaizsardzības iestādes, lai saņemtu informāciju un palīdzību.
Kā mēs nodrošinām atgriezenisko saiti?

Septiņu dienu laikā pēc paziņojuma par pārkāpumu saņemšanas ziņotājs saņems apstiprinājumu, ka Omniva ir saņēmusi un apstrādā ziņojumu. Pēc tam mēs sniedzam atgriezenisko saiti par turpmāko pasākumu īstenošanu 3 mēnešu laikā vai, pamatotos gadījumos, 6 mēnešu laikā pēc ziņojuma saņemšanas.
Atgriezeniskā saite netiek sniegta, ja ir iemesls uzskatīt, ka tas varētu apdraudēt sūtītāja anonimitāti, vai ja ziņotājs nav norādījis savu kontaktinformāciju.
Kā mēs aizsargājam saņemto informāciju?

Mēs esam ieviesuši atbilstošus pasākumus un piemērojam pienācīgu rūpību, lai aizsargātu saņemto informāciju visā tās izvērtēšanas ciklā, ieviešot atbilstošus datu aizsardzības un drošības pasākumus.
Visa procesa laikā tiek stingri ievēroti datu aizsardzības, privātuma un konfidencialitātes noteikumi.